“Mere tid til kerneopgaven” var blandt et af de første ønsker, da Aalborg Kommunes nye Byråd tiltrådte ved årsskiftet. Derfor besluttede byrådet, at kommunen skulle arbejde med at fjerne overflødig dokumentation, regler og arbejdsgange, så der kan frigøres mere tid direkte til borgerne. En proces, som er begyndt på ældre- og dagtilbudsområdet, og som den kommende tid fortsætter på kommunens øvrige velfærdsområder.
Aalborg Byråd besluttede den 17. januar at fjerne alle interne regler, dokumentationskrav og administrative opgaver. Senior og Omsorg har netop gennemført første fase af afbureaukratiseringsprojektet på ældreområdet.
Alle medarbejdere skal være med
Senior og Omsorg har inddraget alle arbejdspladser i forvaltningen i processen. Alle medarbejdere har haft mulighed for at melde ind og bidrage i forhold til at skabe overblik over de regler der findes på området og dernæst vurdere om reglerne er meningsfulde eller ej.
“Det var vigtigt for os at alle medarbejdere i Senior og Omsorg havde mulighed for at give deres mening til kende i den her proces – også anonymt. Vi ville sikre os, at alle regler kom i spil” siger Rådmanden for Senior og Omsorg, Kristoffer Hjort Storm og tilføjer “Vi kunne ikke have lavet en så grundig proces uden indspark fra medarbejderne. Det har samtidig givet den enkelte arbejdsplads et blik for at kigge på gældende regler og vurdere, om der er behov for dem”.
På baggrund af de indmeldte regler, dokumentationskrav og administrative opgaver samt en valideringsproces – er der registreret 412 konkrete regler, hvoraf 290 indstilles til fastholdelse mens 122 ophæves. De regler der fastholdes, understøtter kerneopgaven eller er af hensyn til f.eks. patientsikkerheden.
En af de store gevinster ved processen er, at der er blevet skabt større opmærksomhed på regler i det hele taget og derved også en forventelig tilbageholdenhed med at “finde på” nye regler, hvis der pludselig opstår et behov for “regulering” af arbejdsprocesser ude på den enkelte arbejdsplads.
Gode regler og nationalt fokus
En anden erfaring processen har givet er, at langt de fleste af de regler, der gælder på ældreområdet, er regler, der understøtter kerneopgaven og giver sikkerhed for både borgeren og medarbejderen.
I næste fase af afbureaukratiseringsprocessen vil Senior og Omsorg gennemgå vores dokumentation og det IT-system, der håndterer dokumentationen. De store gevinster ligger i mere effektiv dokumentation. Senior og Omsorg er afhængig af nationale initiativer for at komme helt i bund, men meget kan forvaltningen selv gøre. Det arbejde er allerede gået i gang og potentialet for at frigøre mere tid til kerneopgaven er væsentligst større end den gennemførte fjernelse af regler.
“Ved første øjekast har vi måske ikke fjernet så mange regler, som vi havde forventet, men det bliver i den grad opvejet af den erfaring og den viden vi har fået i forhold til hvor der skal sættes ind og handles efterfølgende, hvis vi vil afskaffe unødvendigt bureaukrati og skaffe mere tid til kerneopgaven samt et bedre arbejdsmiljø for vores medarbejdere”, afslutter Kristoffer Hjort Storm.
